Cualquier automatización que se desee realizar en la empresa, puede implicar cambios tanto físicos (a nivel de hardware y equipamiento) como de software (sistemas y programas), para gestionar las operaciones.
Estos cambios vienen acompañados de todo un proceso de transformación digital que está guiando el rumbo de grandes compañías a nivel mundial.
Su importancia radica en el campo de la innovación a través de la gestión de actividades que se realizan dentro y fuera del negocio para explotar sus beneficios.
Propósito de la Automatización
Esencialmente, la automatización tiene como propósito convertir todas aquellas actividades que se hacen de forma manual o rutinaria a un proceso de ejecución más tecnificado a través de software.
Inicialmente, este cambio se comenzó a llevar a cabo a nivel industrial para aumentar la eficiencia basado en satisfacer el incremento de la demanda.
De esta manera, se producía más y en menor tiempo, con menor índice de desperdicios y en jornadas de trabajo más largas durante todo el día gracias a las actividades automatizadas en la compañía.
En la actualidad, la automatización abarca casi todas las áreas de una empresa, y esencialmente no está basada en un robot físico que hace el trabajo de un operario.
Desde funciones muy simples como revisar fechas en facturas para ejecutar los pagos correspondientes a tiempo y evitar cobros de intereses por mora, son ejemplos de los que puede aprovecharse para automatizar.
Estos métodos pueden ser aplicados con el uso de herramientas en Gerencia en Gestión de procesos como BPM, que suman diferentes metodologías y estándares de calidad, o también a través de software y tecnología como RPA.
Beneficios de la automatización en las empresas
Las cifras siempre serán las que expliquen las razones por las cuales se tomó la decisión automatizar un proceso.
Cuando más automatizada esté tu compañía, la producción y la calidad serán mucho más elevadas.
Por eso, la revista Transformación Digital, menciona algunos beneficios específicos de la incorporación de procesos automatizados en las empresas.
1. Mayor productividad
Al tener una actividad o tarea automatizada, se ganará tiempo en procesos tediosos, lo que reduce la espera de la respuesta deseada, que a la final se convierte en más productividad.
Ejemplo: El tiempo invertido en registrar, archivar o buscar documentos, ahora se puede hacer de forma automatizada con la instalación de dispositivos que lean y escaneen información y la guardan en directorios virtuales específicos.
2. Visibilidad para negociar
El saber dónde está tu negocio en un momento dado es vital para la compañía y la toma de decisiones.
Por eso la automatización te gestiona y ofrece información en tiempo real en todas sus etapas.
Tener esa data a la mano, te ayudará a tomar las mejores decisiones de forma estratégica y sin demoras.
Ejemplo: Automatizar los procesos de cuentas por pagar, te dará visibilidad de forma constante de cómo están tus deudas y la relación con tus proveedores, de esta forma obtendrás las mejores vías para negociar.
3. Disponibilidad 24/7
La producción de tu empresa nunca se detendrá, y cuando lo haga solo reemplazas una pieza o dispositivo, o en su defecto harás una actualización de un software.
También no se requiere la presencia en el sitio para garantizar esa productividad y eficiencia.
Ejemplo: Durante la pandemia, las organizaciones que lograron implementar procesos automatizados, pudieron seguir con sus tareas trabajando desde sus casas.
4. Más seguridad
Si un proceso se automatiza, hay más tranquilidad de saber que los errores por imprevistos se reducirán.
Ejemplo: Las cuentas por pagar automatizadas de una empresa garantizan no tener errores en el registro de los datos, y por ende pagar las facturas de forma exacta.
5. Calidad de gestión empresarial mejorada
Los procesos automatizados en la compañía les permitirá el manejo de indicadores de gestión más eficientes.
El manejo de estadísticas es más ágil, generando una ventaja considerable con relación a la competencia al momento de analizar tu posición en el mercado según el negocio.
6. Cero fraude
Si la compañía cuenta con la automatización adecuada en áreas donde se maneja dinero, como cuentas por pagar, contabilidad, entre otras.
El control del proceso a través de software te permitirá detectar cualquier incidente en los documentos que no estén establecidos correctamente.
Importancia de la automatización en las empresas
Ninguna empresa está aislada en el mercado. Todo su entorno está globalizado, ya sea sus proveedores, clientes, competencias, o hasta sus socios estratégicos.
Si tu compañía desea satisfacer una demanda específica, debes evaluar este proceso como parte esencial del éxito en el negocio.
Esto no implica necesariamente la reducción del personal. Se debe pensar mejor en la utilización eficiente de los recursos y el talento humano.
Y la importancia de cada compañía está sujeta a su supervivencia, al desarrollo de nuevas estrategias y al crecimiento empresarial, enmarcado los siguientes aspectos:
Reducción de costos operativos
El uso de procesos automatizados, al inicio se puede ver como costo, pero si se compara con el retorno de inversión y la reducción del impacto financiero en otras áreas, se revierte la visión.
Por lo general, la recuperación de la inversión es muy rápida, dejando un margen elevado en las finanzas, considerando que se puede expresar en horas hombre lo realizado por un robot físico o un programa automatizado.
Aumento de la productividad
Si antes un empleado se tardaba una hora en hacer una actividad, y con la implementación de un proceso automatizado se obtiene en 15 minutos, eso implica un incremento de la productividad en un 400%.
De allí radica la importancia de la automatización en los diferentes procesos productivos de una empresa, por ahora se puede producir 4 veces más en el mismo intervalo de tiempo.
También se puede ver que el factor humano del cansancio o agotamiento físico del trabajador no será un elemento a considerar en un proceso automatizado, lo que favorece a la reducción de posibles fallas humanas.
Seguridad operativa
En el área industrial y de fabricación de partes, piezas o bienes; la precisión y los estándares de calidad determinan el producto final certificado.
La implementación de un proceso automatizado garantizará que el trabajo se haga de la misma forma en todo momento, a diferencia de los pasos manuales.
Así, la pérdida operativa será mínima, la calidad estará garantizada de principio a fin; y si necesitas reparar alguna pieza, solo la cambias sin afectar tu producto final.
¿Cómo empezar con la automatización en mi empresa?
Lo primero que debes hacer es tener la disposición de hacer el cambio en tu empresa, y luego ubica los procesos donde consideres que sea necesario aplicar una automatización.
Es posible que te puedan surgir dudas, por eso debes contar con el apoyo de proveedores expertos en el área, que te brinden las mejores soluciones.
En Valtx te ofrecemos la asesoría y acompañamiento personalizado para tu empresa, así podrás detectar las áreas más susceptibles a mejoras, y la adecuada automatización de esas tareas.
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