La gran mayoría de las empresas han tenido que afrontar grandes retos en estos dos últimos años, pero no todas han aplicado las metodologías correctas para optimizar sus procesos de negocio porque no saben lo que es BPM (Business Process Management) y su importancia en el negocio.
Esto ha hecho que algunas iniciativas implementadas para mejorar áreas del negocio no sean tan efectivas en la práctica al no aplicarse correctamente, o por no contar con un proveedor de soluciones de negocio idóneo.
Pero aquellas organizaciones donde utilizaron la Gestión de Procesos de Negocio como metodología tecnológica, lograron mejorar un 23% de resiliencia en la empresa, según el Diario el País.
Los beneficios de esta herramienta metodológica te permiten lograr eficiencia en diversas áreas del negocio, cómo se explican más adelante, y el incremento de la calidad del producto o servicio.
¿Qué es la Metodología BPM?
Es una herramienta que se combina con la tecnología para analizar, modelar y gestionar los procesos productivos de la compañía.
Fuente: mindwaresrl.com
Este recurso por lo general es utilizado por grandes y medianas empresas, pero no descarta su excelente funcionalidad en cualquier tipo de compañía.
A través de pasos específicos y bien definidos, con la metodología BPM se logra mejorar las actividades relacionadas de cualquier naturaleza, tanto dentro de la compañía como aquellas que se asocian con los clientes y proveedores.
Este proceso combina normas internacionales de buenas prácticas en diversas áreas con software de gestión empresarial, para registrar y ejecutar las acciones tomadas en cada actividad evaluada.
Cuándo aplicar Business Process Management en el negocio
Cuando la gerencia sienta que el alcance de los objetivos se está logrando con un alto costo en recursos, allí es momento para evaluar la gestión de procesos a través de la implementación de esta metodología.
También se debe considerar que, en un entorno altamente competitivo, puede que la empresa no esté dando los resultados deseados y es necesario evaluar a fondo lo que se hace y corregirlo.
Cuando en la empresa exista la duda o posibilidad de mejorar alguna actividad, desde el procedimiento para archivar documentos, hasta los tiempos de respuesta tanto internos como a los clientes, son factibles de aplicar esta herramienta.
Herramientas de Gestión de Procesos de Negocio
El principal componente tecnológico de la Metodología de Gestión de Procesos es el software que emplea una aplicación diseñada para monitorear y mejorar la gestión de los procesos dentro del negocio.
La Gestión de Procesos de Negocio provee herramientas como modelador de procesos, mecanismos de workflow, formularios electrónicos y análisis de datos.
Al trabajar en conjunto, estas herramientas permiten identificar cuellos de botella, ayudando a las empresas a tomar la dirección correcta para lograr los objetivos de negocio.
En el mercado existen varios software de gestión que puedes consultar o puedes contratar un proveedor especializado que realice esas acciones por ti.
Algunos software disponibles son:
- Soft Expert
- Intalio
- Progress Savvion BPM
- Six Sigma
- BPM
- Lean
- Total Quality Management
- IBM Business Process Manager
- Oracle Business Process Management Suite
Pasos para la implementación del BPM
Cuando las empresas tratan de hacer cambios o mejoras, muchas veces se incurre en el error de ver el proceso como un elemento aislado de la organización.
Al momento de utilizar la metodología de gestión empresarial, no se evalúa el proceso aislado en un área de la empresa, sino que debe englobarse al negocio en sí, evaluando cualquier posibilidad de mejora en el entorno.
Es por esto que la definición de las etapas o pasos a seguir son de suma importancia para lograr el objetivo final, y para esto detallamos las 5 etapas de la metodología de Gestión de Procesos de Negocio.
1. Planificación
En la primera etapa se definen las cosas que deben hacerse y las que deben mejorarse. Realizar una evaluación de los objetivos de la empresa y las actividades que no están bien alineadas con estos objetivos es primordial.
La gerencia junto con el personal designado debe plantear las posibles estrategias a aplicar para los distintos tipos de actividades, identificando las de mayor productividad.
Se establecen los grupos de trabajo y las herramientas metodológicas y tecnológicas para su uso. Cada uno de esos grupos y procedimientos deben estar clasificados y priorizados según lo que se establezcan en la implementación BPM.
2. Análisis
En esta etapa, es importante asociar el factor técnico con el humano para lograr evaluar los procesos de la compañía y detectar la necesidad de aplicar un enfoque correspondiente.
Prestar atención a cómo se están haciendo las cosas, y cuál es el resultado de las mismas comparado con los costos o recursos utilizados.
Se analizan las métricas e indicadores de las diferentes áreas para saber si son susceptibles a mejoras, y poder presentar las opciones idóneas según la metodología de Gestión.
3. Diseño
Aquí se diseñan las futuras iniciativas basadas en la identificación de las oportunidades de mejora. Definir el roadmap o ruta de trabajo correspondiente para la implementación, y los recursos involucrados, tanto humanos como materiales.
Es importante tener en cuenta el impacto que tendrán las iniciativas en la organización y asegurar su correcta implementación. Para esto puedes contar con proveedores especializados en soluciones de negocios.
El uso de software especializado como herramienta Business Process Management, deberá ser aplicado dependiendo del caso, como:
- Diseño de formularios.
- Simulación de procesos.
- Integración de aplicación o actividades.
- Definición de sistemas operativos, etc.
4. Ejecución
En esta etapa, debes poner en práctica lo planificado y diseñado, pero siguiendo la adopción del modelo de gestión para su control.
Entonces es válido dividir esta etapa en 4 sub-fases adicionales que te permitirán ponerla en marcha efectivamente:
- Definición de acciones. Al momento de poner en marcha tu implementación, debes tener la lista de todas las actividades que se realizan, así como los indicadores apropiados para medir y controlar los resultados.
- Automatizar procesos. Recuerda que puedes utilizar algún software de gestión para automatizar eventos según su flujo, o determinar cuáles actividades pueden ser consideradas aptas para aplicarle RPA (Automatización robótica de procesos).
- Integración y despliegue. Al usar la metodología BPM, debes saber que se integrarán distintas aplicaciones de la empresa en la realización de las actividades. Recuerda asignar correctamente el rol y los permisos necesarios en las herramientas BPM para garantizar el flujo correcto de cada proceso.
- Monitorización de las tareas. Debes realizar seguimiento continuo a las métricas obtenidas por los indicadores, así se llevará un historial de resultados y para determinar las posibles acciones a seguir.
5. Optimización o mejora continua
En esta etapa final, corresponde evaluar todo lo obtenido en estas corridas de acción bajo estas herramientas.
Entonces, aquellas métricas que consideres que están por debajo de lo esperado, son las que deben entrar en esta fase de optimización.
De igual forma, esta metodología es perfectible, por lo que debe someterse a revisión periódica para conseguir puntos de mejora.
Ventajas de aplicar Busines Process Management
Dentro de los principales beneficios BPM que tiene una empresa al implementar la gestión de procesos en su organización, podemos destacar los siguientes:
- Permite tener control y visibilidad del negocio
- Organización flexible y ágil para los cambios del mercado
- Personal más comprometido y empoderado
- Facilita la generación de eficiencias
- Generación de alertas a partir de KPIs
- Clientes (Internos y Externos) más satisfechos
- Facilita la automatización de los procesos
Conclusión
Debido al entorno altamente competitivo que afrontamos, tener el control de las operaciones, aprovechar las tecnologías adecuadas y sobre todo ser flexibles y rápidos ante los cambios que se presentan son factores indispensables para la sostenibilidad empresarial.
Por ello, conocer lo qué es Business Process Management se torna como una necesidad fundamental que las empresas deben implementar para la consecución de los objetivos estratégicos.
Si tu empresa necesita ayuda en la implementación de un software BPM, en VALTX podemos ayudarte, contamos con el Know-How y la experiencia para hacerlo.
