La automatización robótica de procesos (Robotic Process Automation o RPA) está revolucionando la gestión de procedimientos internos en las empresas. Los Robots de Software RPA tienen altas capacidades de comunicación con los diversos sistemas empresariales para agilizar procesos y reducir el volumen de trabajo de los colaboradores en tareas repetitivas.
La principal misión del RPA es mejorar la productividad en las compañías automatizando procesos repetitivos que consumen tiempo y varias personas para ejecutarlos con sistemas autónomos que pueden trabajar 24x7x365..
Una correcta implementación puede agregar mucho valor a cualquier empresa, desde la automatización de reportes en diversas áreas, así como de aquellos procesos ya establecidos que sean repetitivos y manuales, representan solo algunos ejemplos de RPA.
IBM estima que el año 2021 finalizó con 2.1 billones de dólares en ahorro por tiempos de respuestas a requerimientos, mitigación de errores en procesos e integrar informes y reportes sin redundancia de información. Todo esto es generado gracias a la implementación de RPA en los negocios.
Es por eso que le daremos una explicación detallada de este concepto y sus implicaciones para optimizar los procesos de tu empresa.
¿Qué es RPA o Robotic Process Automation?
Cuando se menciona a Robotic Process Automation o automatización robótica de procesos, hablamos de un método de automatización de procedimientos repetitivos de alto volumen basados en reglas específicas.
El RPA es un paso lógico para cualquier empresa que quiera disminuir la necesidad de que los colaboradores realicen tareas repetitivas que consumen tiempo y dinero que puede ser invertido en otras tareas de mayor impacto para la compañía.
En un futuro no muy lejano, la automatización tradicional que solo ejecuta reglas predefinidas pasará a la obsolescencia por la mezcla entre el Big Data, Machine Learning, Inteligencia Artificial y Robots RPA que aprenderán de los procesos existentes a solucionar problemas futuros.
¿La automatización es igual a la robótica?
Es muy común la confusión entre automatización y robótica, es por ello que debemos conocer las diferencias entre ambas para saber cual implementar.
La Automatización de Procesos dispone de una excelente credibilidad a la hora de mejorar los procesos, sin embargo, se limita solo a entornos estructurados con reglas establecidas, mientras que la Robotización es autónoma a la hora de tomar decisiones, permitiendo implementarlos en una gama más amplia de procesos.
Características de RPA
La principal característica de la Automatización Robótica de Procesos, es que está basado en software, donde se expresan las rutinas de actividades que se ejecutan en la empresa.
Luego se enlazan estas rutinas con otras aplicaciones o dispositivos para que aceleren la ejecución de dichos procesos.
Entonces, un RPA puede estar estructurado de las siguientes partes para poder ejecutar las actividades asignadas.
- Un bot. Un software encargado de ejecutar actividades de forma repetitiva, que puede tener proceso de grabación de acciones, cortar, copiar, pegar, o hacer consultar en datos específicos con base en un calendario establecido.
- Interfaz de sistema. Permite darle la integración a la interfaz gráfica nativa de cada usuario, para que se acople mejor en el proceso de respuesta por parte del usuario sin afectar la plataforma tecnológica.
- Software instalable en diversos dispositivos. Es posible tener en equipos variados (desde laptops hasta máquinas virtuales), lo que permite un ahorro al momento de desarrollarlos.
- Compatibilidad de plataformas. Se puede desarrollar ajustado a un sistema operativo específico como a todos los existentes en el mercado.
Cómo Funciona el Robot Process Automation en las empresas
Esencialmente debe satisfacer las necesidades y requerimientos de una empresa, permitiendo cumplir de forma efectiva las siguientes funciones.
- Captura de Datos. La captura automatizada de datos de forma estructurada y no estructurada con mínima intervención humana.
- Flujo de trabajo. Coordinar a cada trabajador con cada bot creado, para que integren acciones y optimizar los procesos de extremo a extremo.
- Toma de decisiones. Mejorar la capacidad de las acciones a tomar basado en los resultados obtenidos a través de los bots en cada RPA.
Conoce un poco sobre lo qué es RPA a través de este video.
¿Quién debe implementar una Automatización Robótica de Procesos?
No hay límite para aplicar una RPA en un negocio, solo debes evaluar cuán repetitiva es una actividad o tarea para tus empleados o trabajadores.
Debes también tener en cuenta el nivel de riesgo de esos procesos, para saber la solidez y confianza que debe generar un RPA es esa actividad. Es posible que algunos datos puedan tener riesgo financiero o legal que debe tomarse en cuenta.
Algunos ejemplos en la aplicación, se puede clasificar así:
Procesos transaccionales
Corresponde a las transacciones de alto volumen y de ejecución repetitiva dentro de la compañía como:
Procesos de alta demanda de tiempo
Corresponde a todas las actividades que poseen alta interacción manual.
Procesos estandarizados
Cuando las actividades que se realizan en la compañía ya están maduras y no requieren cambios de procedimientos o ajustes en el proceso, pueden ser aptas para automatizarlas.
Procesos de baja complejidad
Son procesos de poca complejidad en su ejecución porque poseen pocos pasos y tienen reglas de funcionamiento bastante sencillas. Esto hace factible su automatización de forma integral.
Algunos procesos específicos donde aplicar RPA
Se puede aplicar directamente en múltiples actividades de la empresa como:
- Recursos humanos. Registro de asistencia y cálculo de horas.
- Contabilidad. Registro de caja chica, libro de Mayor e Informes financieros.
- Tesorería. Pago de proveedores, depósitos en banco.
- Marketing. Envío de promociones por campaña.
- Compras. Creación y envío de órdenes de compra.
- Ventas. Registro de clientes, Consulta de productos y precios.
- Facturación. Registro y validación de comprobantes de pago, evaluación crediticia.
- Despacho. Registro de guías, actualización de stock, monitoreo de rutas.
En un análisis hecho por Deloitte, demostró que entre los encuestados en Reino Unido, entre el 2015 al 2017, los principales procesos que incorporaron RPA en su automatización fueron:
- Cuentas por pagar con 91%.
- Gastos de viaje con 55%
- Activos Fijos con 36%
- Administración del Libro Mayor con 27%
El equipo de Valtx desarrolló su primer Robot software en el 2015 para Telefónica del Perú, y para el 2016 el 95% de sus procesos ya estaban robotizados. Fuente: Nota de Prensa RPA
Ventajas de la RPA
Los principales beneficios de la implementación estarán centrados en el ahorro de dinero y tiempo de ejecución, pero hay otros elementos de gran valor a considerar como beneficios.
Incrementa el valor de la empresa.
La implementación permite crear y poner a prueba nuevos métodos de automatización, que optimizarán los tiempos de respuesta en horas, en vez de días o meses.
Esto impactará positivamente en los indicadores de la compañía en comparación con sus competidores, que a la vez, se verá reflejado en los costos de los productos o servicios en el mercado final.
Reducción de errores humanos en los procesos.
Un factor de fatiga o confianza extrema, puede ser el generador de problemas cuando se hacen actividades repetitivas y es mejor considerarlo dentro de los procesos para evitar incidentes.
Al utilizar un RPA para tareas como copiar y pegar datos, se elimina totalmente el error manual y su respectivo proceso de revisión posterior.
Incremento del rendimiento
Al poder completar las actividades en segundos o minutos, permite agilizar procesos tanto administrativos, de producción, entre otros, con lo cual aumenta el valor tanto del producto final como de la expectativa comercial.
La entrega a tiempo de un producto o servicio y la calidad del mismo dentro de la empresa, permitirá incrementar la competitividad de la compañía de forma estratégica con relación a sus competidores.
Integración de plataformas
El uso de RPA en la compañía permite unir diferentes actividades, enlazándose para que se integren funcionalmente en procesos como :
- Descarga de reportes de forma automatizada.
- Elaboración de reportes provenientes de diferentes fuentes.
- Lectura y validación de información.
- Consultas y registro de datos datos específicos.
Conclusión
Todos los procesos que tu empresa puede estar realizando de forma manual, pueden incorporar una Automatización Robótica de procesos desarrollados a medida y necesidad.
Para esto debe contar con la aceptación del cambio, que no implica la reducción de su personal, sino del tiempo invertido en procesos rutinarios.
Y por supuesto contar con un excelente proveedor de soluciones tecnológicas como Valtx para brindarle el acompañamiento adecuado.
Si deseas ayuda para optimizar algún proceso de tu empresa con RPA, no dudes en contactarnos, estamos dispuestos a apoyarte y guiarte en este mundo de automatización robótica de procesos.
